PROTOCOLE DE GESTION DU CANAL DE COMMUNICATION EN MATIÈRE DE CONFORMITÉ

CONSIDÉRATIONS GÉNÉRALES

La gestion du Canal de Communication relève du Comité de Conformité du Groupe (ci-après dénommé "le Comité").

Le Comité peut externaliser la gestion du Canal de Communication à un tiers indépendant, qui n'assumera en aucun cas la responsabilité des déficiences ou négligences dans sa gestion.

Dans l'exercice de cette fonction, le Comité, et le cas échéant, le tiers indépendant auquel sa gestion est confiée, doit respecter les règles et principes directeurs établis à cet effet dans le Code Éthique et le Code de Conduite.

Les principes, règles de conduite et garanties énoncés dans le présent titre s'appliqueront à tout dossier sur des infractions traité par le Comité, quel que soit son mode d'initiation.

ADMISSIBILITÉ DES COMMUNICATIONS ET/OU DÉNONCIATIONS

Après réception d'une communication soumise au Canal, le Comité déterminera s'il convient ou non de la traiter.

Le Comité peut traiter des communications anonymes, à condition qu'elles incluent suffisamment d'éléments pour permettre le lancement diligent d'une enquête. En tout état de cause, le Comité veillera au respect des exigences relatives à la protection des données personnelles du dénonciateur.

Sans préjudice de transmettre la communication à l'organe compétent, le Comité n'enquêtera pas sur les communications dans lesquelles, de manière notoire, les actions faisant l'objet de la plainte ne constituent pas une violation du programme de conformité ou un comportement pouvant impliquer la commission d'irrégularités ou d'actes contraires à la légalité ou aux règles du Code Éthique ou de Conduite ayant une incidence sur les fonctions professionnelles de l'auteur de la violation au sein du Groupe, dans la relation contractuelle avec les fournisseurs ou dans les intérêts et l'image du Groupe.

Aux fins de clarifier l'admission de la communication, si le Comité le juge nécessaire, il peut demander à la personne ayant effectué la communication (si elle s'est identifiée) de la clarifier ou de la compléter, en fournissant les documents et/ou données qui pourraient être nécessaires pour prouver l'existence d'un comportement irrégulier.

TRAITEMENT DU DOSSIER

Une fois une plainte admise, le Comité désignera l'instructeur chargé de mener l'enquête et de traiter le dossier, et pourra également confier cette tâche à un enquêteur externe. Si la plainte est dirigée contre un membre du Comité, celui-ci ne pourra pas participer à son traitement.

Si la plainte concerne un membre du Conseil d'Administration, le Comité sélectionnera un instructeur qui, en tant que garantie d'indépendance, sera une personne externe à la Société et au Groupe, ainsi que la ou les personnes qui l'assisteront dans le traitement du dossier.

L'instructeur vérifiera la vérité et l'exactitude des informations contenues dans la plainte et, en particulier, du comportement dénoncé, dans le respect des droits des personnes concernées. À cette fin, il entendra tous les intéressés et témoins et effectuera toutes les diligences jugées nécessaires. Tous les employés et professionnels de l'entreprise sont tenus de coopérer loyalement à l'enquête. La participation des témoins et des parties concernées sera strictement confidentielle.

La procédure d'audition (qui aura lieu dans les trente jours civils suivant la réception de la plainte) comprendra, au minimum, chaque fois que cela sera possible, un entretien privé avec la personne présumément responsable du comportement dénoncé. Dans le respect de la présomption d'innocence, elle sera informée des faits faisant l'objet de l'enquête, invitée à exposer sa version complète des faits, autorisée à fournir les moyens de preuve pertinents et interrogée en fonction des circonstances du cas et des faits dénoncés. De plus, toutes les parties concernées seront informées du traitement de leurs données personnelles et se conformeront à toute autre obligation requise par la législation sur la protection des données à caractère personnel.

Dans toute enquête, les droits à la vie privée, à la défense et à la présomption d'innocence des personnes faisant l'objet de l'enquête seront garantis.

Le Comité et les instructeurs peuvent solliciter, à tout moment de la procédure, l'avis et la collaboration de la Direction Financière et des Services Juridiques afin de déterminer les conséquences et les mesures à prendre concernant toute plainte.

RÉSOLUTION DU DOSSIER

À la fin du traitement du dossier, l'instructeur le soumettra, avec une proposition de résolution, au Comité, pour qu'il prenne les mesures qu'il juge appropriées.

Dans le cas où la résolution conclurait qu'un employé ou professionnel a commis une irrégularité ou un acte contraire à la légalité ou aux règles du Code Éthique ou du Code de Conduite spécifiquement destinées aux employés ou professionnels de la société, le Comité le transmettra au Service des Ressources Humaines ou au service concerné pour l'application des mesures disciplinaires appropriées, dont le Comité sera informé.

S'il s'agit d'une violation des règles de gouvernance d'entreprise affectant un membre du conseil d'administration, le Comité transmettra la résolution émise aux autres membres dudit organe ou, à défaut, à son Président, le cas échéant, par l'intermédiaire du secrétaire de l'organe d'administration, pour l'application de l'une quelconque des mesures prévues dans le programme de conformité, dont le Comité sera informé.

Dans le cas où la résolution conclurait qu'un fournisseur a commis une irrégularité ou un acte contraire à la légalité ou aux règles du Code Éthique, le Comité la transmettra à la Direction des Achats ou à la personne qui, le cas échéant, est l'interlocuteur des achats dans la société concernée, pour l'exercice des droits contractuels appropriés, dont il informera le Comité.

En cas de vérification de la violation du système de gouvernance d'entreprise non inclus dans le paragraphe 2 ci-dessus, le Comité prendra les mesures qu'il juge appropriées. Lorsque, à la suite du dossier, la possibilité d'engager des poursuites légales est mise en évidence, le Comité transmettra les actions aux Services Juridiques en vue de l'engagement des procédures administratives ou judiciaires appropriées dans chaque cas, dont il devra informer le Comité

PROTECTION DES DONNÉES PERSONNELLES

L'envoi d'informations personnelles par le biais du Canal de Communication peut nécessiter, dans certains cas, en fonction de l'objet de la plainte, la nécessité d'obtenir le consentement exprès et non équivoque pour le traitement des données personnelles de la personne ayant effectué la communication, ainsi que du dénoncé. À cet effet, les mécanismes nécessaires seront mis en place pour obtenir le consentement, le cas échéant, avant le début des mesures, dans les termes exigés par la législation sur la protection des données à caractère personnel.

En général, le dénoncé sera informé de l'existence d'une plainte au moment où l'instructeur de la procédure procédera au début des mesures d'enquête. Cependant, dans les cas où il existe un risque important que cette notification compromette la capacité d'enquêter efficacement sur l'allégation ou de recueillir les preuves nécessaires, la notification au dénoncé pourra être différée tant que ce risque subsistera. En tout état de cause, ce délai n'excédera jamais trois mois à compter de la réception de la plainte.

Les personnes qui font toute communication ou dénonciation par le biais du Canal de Communication doivent garantir que les données personnelles fournies sont vraies, exactes, complètes et à jour.

Les données faisant l'objet d'un traitement dans le cadre des enquêtes seront supprimées dès leur achèvement, sauf si les mesures prises entraînent ou peuvent entraîner des procédures administratives ou judiciaires futures. De même, la Société du Groupe concernée conservera ces données bloquées conformément aux délais pendant lesquels des responsabilités pourraient découler des plaintes des employés ou professionnels de la société concernée ou des mesures prises par ladite Société.

Les utilisateurs du Canal de Communication pourront, à tout moment et conformément à la législation applicable, exercer les droits d'accès, de rectification, d'annulation et d'opposition concernant leurs données personnelles par communication écrite adressée au siège social de la Société où ils prestent leurs services, à l'attention du Comité de Conformité du Groupe, en respectant les exigences établies par la législation en vigueur à chaque moment et en indiquant le droit spécifique qu'ils souhaitent exercer.